Organiser une soirée d'entreprise pour votre équipe : le guide complet

12/01/2024
Illan

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Vous le savez, pour souder vos collaborateurs, les motiver ou leur annoncer une bonne nouvelle, rien ne vaut une soirée d’entreprise. Mais comment l’organiser, ne rien oublier et par quoi commencer ? Faut-il l’organiser en fin d’année ? Comment trouver le lieu idéal ? On vous dit comment organiser une soirée d’entreprise étape par étape. Découvrez tous nos conseils !

Qu’est-ce qu’une soirée d’entreprise ?

Une soirée d’entreprise est un événement festif organisé par l’entreprise qui entre dans la stratégie globale de celle-ci. Pour fêter un projet ou fédérer les équipes, elle offre de nombreux avantages à l’entreprise.

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Pourquoi organiser une soirée d’entreprise ?

Il y a toujours une bonne raison d’organiser une soirée d’entreprise. En réunissant tout le personnel d’une société dans un contexte informel, vous offrez à chacun l’occasion de passer une soirée agréable dans une atmosphère détendue, tout en conservant un cadre professionnel.

Les soirées d’entreprise offrent de nombreux avantages :

  • Création et renforcement des liens entre chaque personne de votre équipe.
  • Relâcher la pression du quotidien et recharger ses batteries
  • Vivre une expérience originale si vous optez pour une animation.
  • Aider à atteindre les objectifs de l’entreprise.
  • Rapprocher les dirigeants et les salariés.
  • Valoriser l’image de votre entreprise au yeux de vos employés.
  • Motiver les équipes.
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Les étapes indispensables pour organiser votre soirée d’entreprise ?

Faites un planning

Le temps que vous prenez à organiser l’événement, c’est un des secrets de sa réussite. En effet, réunir tout votre personnel en dehors des horaires de travail et leur proposer une activité originale et agréable, c’est une question d’organisation. Concernant le temps de préparation, nous vous recommandons de prévoir au moins 1 mois pour une équipe de moins de 100 personnes. Au-delà, comptez au moins 2 mois pour être certain d’assurer toutes les étapes. N’hésitez pas à relancer vos collaborateurs à plusieurs reprises ou à envoyer une invitation. Vous pouvez même créer un événement Facebook pour permettre à chacun de se souvenir de la date : très pratique !

Entourez vous

Une soirée d’entreprise réussie, c’est une charge de travail colossale. Pour mettre toutes les chances de votre côté et ne pas vous laisser submerger par la quantité de préparation, nous vous recommandons de vous faire aider pour la planification de l’évènement. Faites confiance à une agence de Team Building : elle organise votre événement et saura lui donner le ton idéal : idées, animation, communication, vous n’aurez plus qu’à profiter avec le reste du personnel.

Définir des objectifs

Même si un événement tel qu’une soirée d’entreprise est évidemment un moment agréable entre membres d’une équipe, elle fait aussi partie d’une stratégie. Il est donc crucial de savoir en amont pourquoi vous souhaitez organiser cette soirée, à quoi elle doit servir et les résultats que vous en attendez. Fêter une réussite et récompenser vos employés ou chercher à créer une cohésion entre les membres de l’équipe : chaque objectif demandera une organisation différente et doit donc être adaptée. En effet, régler une problématique ou célébrer un aboutissement sont deux choses très différentes. Pour organiser une soirée adaptée à vos objectifs, il faut donc veiller ce que l’activité choisie corresponde :

  • Aux objectifs fixés
  • Aux valeurs de l’entreprise
  • Au nombre de participants

De nombreuses activités très variées existent. Une fois ces points identifiés, il sera simple de trouver le thème adapté à votre soirée d’entreprise.

Par exemple, si vous avez identifié un problème de cohésion entre les membres de votre équipe, optez pour une activité favorisant la communication entre les participants.

Si le point d’amélioration de vos collaborateurs se trouve plutôt au niveau de leur créativité, choisissez des activités Team Building qui développent la créativité. Pour apporter de la motivation à votre équipe, tournez vous vers des activités Team Building challenge. Vous l’avez compris, il existe des animations de soirées pour chaque objectif.

Pour être sûr d’établir le bon objectif pour votre soirée d’entreprise, demandez vous :

  • Le message que vous souhaitez transmettre grâce à votre soirée d’entreprise.
  • En quoi cela est pertinent avec la situation actuelle de votre société

C’est de cette façon que vous allez créer des événements qui sortent du lot !

Après cette étape, place au programme de la soirée d’entreprise :

Définissez votre budget

Le budget est une des tâches les plus importante de la mise en place de votre soirée.

Vous devez prioriser où vous souhaitez le mettre : traiteur, locaux, intervenant, prestataire… Tout doit être prévu à l’avance.

Chaque étape de votre soirée doivent prendre en compte ce budget. Pas de panique, vous pouvez organiser une soirée de qualité pour un tarif accessible.

Choisissez un lieu

Selon votre ville, vous aurez accès à plus ou moins de choix d’activités. Dans tous les cas, le lieu de la soirée est un point crucial de l’organisation. Louer une salle, organiser un buffet, réserver un restaurant : chaque lieu donnera un goût particulier à votre soirée.

Programmez des activités

Trouvez l’activité qui fera passer la meilleure des soirées à vos collaborateurs parmi les 70 idées les plus folles pour un team Building.

Madcityzen organise pour vous des soirées plus ou moins festives, selon vos préférences. On vous présente quelques exemple des soirées favorites lors d’un dîner d’entreprise.

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Activité cocktail gagnant

Le cocktail gagnant est une des animations challenges :un vrai moment de partage et d’enthousiasme. Elle favorise l’esprit d’équipe, la communication et permet de rassembler l’ensemble du personnel dans une ambiance festive.

Le concept est simple : plusieurs équipes sont mises au défi de réaliser le meilleur cocktail de la soirée. Cette activité est encadrée par des intervenants experts du cocktail pour vous faire passer la meilleure soirée possible. Des rires et du partage : idéal pour renforcer la cohésion d’équipe.

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La boîte à chansons

Pour les amateurs de musique, la boîte à chansons est l’activité idéale pour fédérer votre groupe. Libérateur et insolite, ce jeu est particulièrement recommandé si vous avez pour objectif d’améliorer la cohésion d’équipe, la solidarité interne et l’innovation

En toute discrétion, les invités sont installés seuls ou en petits groupes dans la fameuse boîte. Après avoir choisi la musique qui leur plaît, la boîte se transforme en véritable karaoké pour laisser les invités s’amuser et lâcher prise. Pendant ce temps, les participants sont filmés en toute discrétion et pourront admirer leur prestation grâce à un clip vidéo des meilleurs moments. Ambiance festive et fous rires : effet garanti grâce à la boîte à chansons.

Retrouvez toutes les informations concernant les activités sur le site de Madcityzen et demandez un devis gratuit en ligne.

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Quand organiser sa soirée d’entreprise ?

Pour choisir le jour de votre événement, consultez vos collaborateurs et pensez à éviter les jours fériés et les vacances scolaires.

Notre conseil : La réussite d’un événement d’entreprise dépend de son organisation et de la cohérence entre sa programmation et vos objectifs fixés. Après votre soirée, n’oubliez pas de demander des feedback. En effet, les retours d’expérience, c’est la clé pour un prochain événement d’entreprise encore plus réussi. Dans la mesure où vous avez organisé cette soirée pour vos collaborateurs, ils seront les mieux placés pour vous guider sur les points forts et les points d’amélioration en vous livrant leur impression.

Faut-il faire appel à une agence évènementielle ?

L’organisation de la soirée doit être adaptée à votre entreprise : ses valeurs, les objectifs de l’événement, le nombre de collaborateurs dans l’entreprise.

Par exemple, un repas sera plus adapté à un petit comité qu’à une soirée à 200 personnes. Pour que votre soirée soit réussie et adaptée, confiez son organisation à une équipe professionnelle de team building qui saura parfaitement personnaliser son déroulé !

Si vous n’êtes pas certain de vouloir faire appelle à une agence spécialisée dans le team building pour l’organisation de votre soirée, voici nos conseils pour savoir si votre événement peut s’organiser seul :

  • Est-ce que vous avez de l’expérience dans l’organisation événementielle ?

Pour une soirée d’entreprise réussie, le secret réside dans l’organisation. Équipement, nourriture, animation : rien ne doit être laissé au hasard. Si vous n’avez pas d’expérience dans le domaine, l’agence événementielle se chargera de tous ces points pour préparer la soirée idéale qui réunira vos collaborateurs dans la joie et la bonne humeur.

  • Avez-vous assez de temps à consacrer à la préparation de cet événement ?

Si plusieurs semaines avant la date de votre événement vous n’avez que peu de temps à consacrer à la gestion de votre soirée d’entreprise, nous vous conseillons de vous faire aider par une équipe de professionnels. Cependant, ce type d’événement demande tout de même une implication de votre part pour que l’agence puisse vous préparer la meilleure soirée possible. Elle doit connaître en amont vos attentes de la soirée, son objectif, les valeurs de votre entreprise etc. Mais vous n’aurez pas à gérer toutes les étapes et les détails de l’organisation. A vous l’économie de temps et d’énergie, vous n’aurez plus qu’à profiter de la soirée avec vos collaborateurs.

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour organiser votre soirée d’entreprise. Notre conseil ? Pendant cette soirée, n’oubliez pas de préparer un discours . Ce type d’évènement est l’occasion parfaite pour remercier vos collaborateurs et marquer les esprits. Croyez-nous, ils s’en souviendront longtemps !

Envie d'organiser un team building original et de renforcer votre équipe ?

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