Tout savoir sur l'organisation d'un évènement digital en 2025
Tout savoir sur l'organisation d'un évènement digital en 2025
![Tout savoir sur l'organisation d'un évènement digital en [ANNEE_ACTUELLE][/ANNEE_ACTUELLE]](https://www.madcityzen.fr/wordpress/wp-content/uploads/2020/09/1-Team-building-distance-intro.jpg)
- 16 ans d’expérience dans le team building
- 3 000+ clients et 350 000+ participants satisfaits
- 50+ activités inédites à vous proposer
sur 142 avis Google
- Organiser un évènement digital est aujourd’hui une solution incontournable pour connecter vos équipes, clients ou partenaires partout en France, en Europe et dans le monde entier, tout en réduisant les coûts d’organisation et votre empreinte carbone.
- Grâce à la transformation digitale et aux plateformes de visioconférence performantes, il est possible de diffuser en direct un webinar, une formation immersive ou même un festival virtuel à grande échelle.
- Ces nouveaux formats offrent une expérience en ligne interactive et personnalisée, ce qui renforce votre image de marque et votre stratégie marketing digital.
- De Paris à Lyon, chaque événement en ligne devient une occasion unique d’échanger en temps réel, de créer du lien et d’offrir une expérience inoubliable au grand public.
- 63 % des leaders ont observé une amélioration de la communication après des activités de team building.
- Avec les bonnes étapes de mise en place et les solutions digitales adaptées, vous pouvez maximiser l’impact de votre événement tout en minimisant votre impact environnemental.
La digitalisation croissante des entreprises, accélérée par la pandémie de Covid-19, a profondément transformé la manière de concevoir un événement professionnel. Si le présentiel reste valorisé, la rencontre dans un lieu physique n’est désormais plus la seule option.
Grâce à la visioconférence et aux plateformes numériques, l’événement digital s’est imposé comme une solution incontournable. Il permet de mettre en relation facilement et efficacement équipes, publics et intervenants, peu importe où ils se trouvent.
Séminaire digital, conférence web, formation en ligne ou même team building virtuel : face à ce nouveau panorama, il est essentiel de maîtriser les clés de l’organisation.
Nous vous expliquons dans cet article tout ce que vous devez savoir pour réussir pleinement votre prochain événement digital.
Chapitre 1 : Quels sont les différents types d’événements digitaux ?
Un événement digital peut adopter de nombreux formats. En fonction de l’objectif visé, une entreprise peut mettre en place différents types d’événements digitaux.
1.1. Le séminaire digital ou webinaire
Le séminaire d’entreprise a deux fonctions : permettre aux participants d’interagir dans un cadre différent de celui du travail, et créer un contexte propice à la génération d’idées et la recherche d’une solution à un problème donné.
Si le séminaire d’entreprise s’organise traditionnellement autour de la location d’une salle ou d’un hôtel, il est tout à fait possible de le digitaliser. Le webinaire est simple à mettre en place et permettra de réunir les collaborateurs dans de bonnes conditions pour un budget restreint.
1.2. La formation digitale
Les formations peuvent tout à fait s’adapter au format live. Dans une salle de classe virtuelle, l’intervenant peut dispenser son cours et partager son contenu en direct grâce au streaming. L’audience peut participer et poser ses questions par l’intermédiaire du chat écrit ou vocal, mais également participer à des quiz interactifs.
1.3. La conférence en ligne
La conférence est pareillement une expérience que l’on peut facilement digitaliser. Peu importe le lieu où se trouve l’intervenant, le contenu de sa conférence peut simplement être diffusé en direct. Le public invité peut assister à l’événement quelle que soit la distance où il se trouve.
1.4. Le team building digital
Pour intégrer les nouveaux collaborateurs ou créer un esprit de communauté dans une entreprise, le team building est un outil efficace. Celui-ci peut totalement utiliser le digital pour créer une expérience unique. Réalité virtuelle, jeux en ligne ou création d’art numérique : de nombreuses options existent pour créer du lien dans votre équipe.
1.5. Le salon digital
Le salon peut aussi prendre une forme numérique. Les différents stands que l’on retrouve habituellement dans une grande salle d’exposition peuvent être présentés dans un espace virtuel. Un grand nombre de plateformes offrent la possibilité d’inviter le public dans un environnement virtuel où les invités pourront interagir avec les exposants et se balader comme ils le feraient dans un salon réel.
1.6. Le lancement de produit numérique
L’événementiel digital est un outil très efficace pour atteindre un vaste public en très peu de temps. Votre entreprise prévoit le lancement d’un produit qu’il prépare depuis longtemps ? Marquez ce grand jour en créant un événement virtuel dédié. Cet outil marketing est un excellent support de communication.
1.7. L’after-work numérique
L’after-work est le rendez-vous indispensable pour créer du lien entre salariés. Grâce à la visioconférence, il est tout à fait possible de proposer à votre équipe un apéritif digital. Amusez-vous par exemple à créer un atelier de réalisation de cocktails à distance.
Chapitre 2 : Pourquoi organiser un événement digital dans votre entreprise ?
Si la digitalisation des événements s’impose de plus en plus comme la nouvelle norme, c’est parce qu’elle présente de nombreux avantages.
2.1. L’organisation en présentiel est un format de moins en moins privilégié
La question du bien-fondé du présentiel se pose de plus en plus. Il existe en effet un véritable débat de société sur l’organisation du travail depuis la Covid.
Les déplacements prennent un temps précieux dans la journée des salariés. Les formats de travail à distance permettent de disposer de plus de temps libre. Ils permettent par exemple aux parents d’être plus présents pour leurs enfants. Cet atout rend les événements virtuels attrayants pour les collaborateurs.
2.2. L’événement digital convient à un petit budget
Le budget est une autre raison poussant les entreprises à se mettre aux événements digitaux. Les outils de streaming sont peu onéreux. Ceux mis à disposition par Google sont par exemple gratuits.
Simple à gérer, une entreprise a seulement à envoyer un formulaire d’inscription aux participants pour mettre en place un événement. Les ressources humaines mobilisées pour un webinaire ou une formation en ligne sont ainsi peu conséquentes.
2.3. L’événement digital permet de réunir facilement un nombre important de participants
Si vous souhaitez améliorer la visibilité de votre marque rapidement et simplement, l’événement numérique est l’outil idéal. Votre contenu peut toucher un public de milliers de personnes en quelques minutes.
2.4. L’événement digital est une pratique moins nocive pour l’environnement
Organiser un événement en présentiel implique le déplacement d’un nombre plus ou moins large de personnes. Ces déplacements ont un impact direct sur l’écologie. Proposer un atelier, une conférence ou une intervention en ligne permet d’éviter des émissions de CO2 inutiles.
Chapitre 3 : Comment organiser un événement digital ?
Organiser un événement digital ne s’improvise pas. Pour qu’il soit de qualité, ce dernier doit être orchestré minutieusement en amont. Voici 8 critères à prendre en compte pour réussir ce type d’évènement :
3.1. Ayez un objectif défini pour votre évènement numérique
Le premier conseil à suivre pour un événement virtuel réussi est de comprendre l’objectif recherché. Est-ce offrir plus de visibilité à la marque ? Communiquer sur un nouveau produit ? Démontrer l’expertise de l’entreprise ? Offrir un moment de détente à vos partenaires ? Renforcer la cohésion de votre équipe avec des activités ludiques ? En fonction de cet objectif, vous mettrez en place une stratégie adaptée. Le risque, dans le cas contraire, est de créer un événement sans intérêt ou qui décrédibiliser votre entreprise.
3.2. Définissez quelle est la cible de l’évènement
De la même manière, sachez identifier votre cible. Selon le public, certaines formations et certaines thématiques sont plus adaptées que d’autres. Évitez, par exemple, d’utiliser des plateformes complexes si vous vous adressez à un public senior et exposé à la fracture numérique. Le choix du format de votre événement doit prendre en compte cet élément.
3.3. Choisissez l’équipement technique adapté
Une fois que vous aurez compris pourquoi vous organisez votre événement et à qui il s’adresse, il faudra vous équiper du matériel nécessaire. Fort heureusement, vous n’aurez pas besoin de grand-chose pour animer votre événement. Un simple ordinateur portable et une connexion internet peuvent parfois faire l’affaire. Mais, pour une diffusion marketing ou l’invitation d’un intervenant externe, un peu de matériel sera nécessaire. Une webcam HD, un éclairage, un micro et un décor peuvent vous aider à donner un aspect plus professionnel à votre événement digital.
3.4. Choisissez le lieu depuis lequel organiser votre événement digital
Vous devrez ensuite choisir le lieu de diffusion de votre événement. Pour un after-work entre collègues, le confort de votre salon suffit amplement. Mais pour présenter une nouvelle gamme de produits, vous pouvez penser à réserver un plateau de tournage.
3.5. Choisissez la plateforme de diffusion de votre evenement
Le mode de diffusion de votre événement dépendra de votre public et de votre objectif. Si votre événement est pensé pour créer du lien, il faudra évidemment choisir une plateforme laissant la possibilité aux participants d’interagir via un chat écrit ou oral. Si vous invitez un conférencier mondialement connu, vous devrez choisir une plateforme capable de supporter de nombreuses connexions simultanées sans saturer.
3.6. Préparez l’organisation du contenu de votre évènement
Un événement digital ne s’improvise pas. Les blancs sont très difficiles à combler dans un environnement numérique. Prévoyez ainsi le déroulement minute par minute de votre événement. Cette préparation préliminaire évitera de donner un aspect brouillon à votre événement en plus de vous éviter un stress inutile. L’interaction sera fluide et vous donnerez une image professionnelle de votre entreprise.
3.7. Désignez une personne pour assurer le bon déroulement de l’évènement
Si vous n’êtes pas en mesure d’orchestrer l’évènement vous-même, vous devrez désigner une personne apte à le faire. Vous pouvez par exemple faire confiance à un collaborateur particulièrement à l’aise à l’oral pour animer votre évènement. S’il s’agit d’un outil promotionnel d’envergure, vous pouvez également penser à faire appel à un animateur professionnel.
3.8. Mettez en place une stratégie de communication autour de l’évènement
Une fois votre événement prêt vient le temps des invitations. S’il s’agit d’un événement interne, une simple invitation par mail peut suffire. Pour un événement touchant un public plus large, vous devrez établir une stratégie de communication.
Vous pouvez pour cela utiliser les réseaux sociaux comme Facebook et Instagram, ou publier un article dédié sur votre site web dans le cas où vous en possédez un. Si votre évènement est payant, vous devrez en outre mettre à disposition une billetterie en ligne.
Ce qu’il faut retenir et les meilleures Idées d’ateliers digitaux pour un team building réussi
En définitive, les événements virtuels possèdent de nombreux atouts majeurs qui justifient leur essor. Peu onéreux et rapides à organiser, ils se révèlent être de puissants leviers pour créer de l’engagement et renforcer la cohésion, parfois même plus efficacement que leurs homologues en présentiel.
Si vous souhaitez capitaliser sur ce format pour vos équipes, notamment en matière de team building, le digital ouvre un champ d’opportunités créatives !
Pour passer à l’action : Découvrez sans plus attendre notre guide détaillé des meilleures Idées d’ateliers digitaux pour un team building réussi.
Vous êtes prêt à vous lancer, mais souhaitez être certain de réussir votre événement numérique ?
Faites confiance à MadCityZen, votre partenaire expert en événementiel depuis plus de 12 ans. Nous sommes à vos côtés pour vous conseiller et concevoir un événement digital parfaitement adapté à vos objectifs et votre budget, de la première idée à sa réalisation concrète.
Contactez-nous dès aujourd’hui : nos spécialistes élaboreront pour vous une stratégie événementielle en ligne clé en main.
FAQ
Le choix d’une plateforme digitale dépend avant tout du type d’événement que vous souhaitez créer et de la cible de l’évènement. Pour un webinar ou une visioconférence, des outils comme Zoom, Teams ou Livestorm offrent une grande interactivité et une diffusion fluide en temps réel.
Si votre objectif est d’offrir une expérience immersive ou un festival virtuel, préférez des plateformes plus avancées comme Hopin ou Spatial, qui intègrent des espaces en 3D ou des fonctionnalités de networking interactives.
Enfin, si votre évènement vise un grand public, privilégiez des solutions capables de diffuser sans limite de participants, tout en garantissant la sécurité des données et la compatibilité avec tous les appareils, y compris les téléphones portables.
Pour maximiser l’impact d’un événement digital sur votre image de marque, misez sur la personnalisation et la cohérence de votre stratégie marketing. Concevez une animation digitale en accord avec vos valeurs et votre univers visuel, tout en intégrant des moments d’interactivité (quiz, mini-jeux…).
Pour cela, n’hésitez pas à collaborer avec des partenaires de confiance spécialisés dans l’événementiel digital, comme MadCityZen, afin de créer une occasion unique pour votre audience. L’objectif : offrir une expérience mémorable, fluide et engageante, qui renforcera la perception positive de votre marque.
Les événements en ligne présentent l’avantage majeur de limiter les coûts d’organisation et surtout de réduire considérablement l’impact environnemental. Avec moins de déplacements, moins de matériel physique et une empreinte carbone allégée, la mise en place d’un événement entièrement en ligne devient une démarche éco-responsable.
L’un des défis majeurs pour organiser un évènement digital est de conserver une interactivité constante avec les participants. Pour y parvenir, pensez à inclure une activité team building digital qui favorise en temps réel la participation de tous. En collaborant avec MadCityZen, nous avons une équipe spécialisée qui se charge de cela, en veillant au bon déroulement de l’événement et à l’atteinte de vos objectifs établis aux préalables.
L’inscription à un événement en ligne doit être simple, rapide et intuitive. Créez une page dédiée à l’événement avec un formulaire clair, des informations pratiques (date, horaire, lien de connexion) et une mise en avant des bénéfices pour encourager la participation. Vous pouvez intégrer un agenda téléchargeable ou envoyer des rappels automatiques par mail.
Pour un public situé dans différentes villes comme Paris, Lyon ou ailleurs en Europe, assurez-vous que l’heure de diffusion soit adaptée à tous les fuseaux horaires. Un bon suivi post-inscription comme, les messages de remerciement, les liens de relecture, ou les invitations à de futurs événements hybrides, renforcera la fidélisation de votre grand public.
L’événement hybride combine le meilleur des deux mondes : la convivialité d’un événement physique et la portée mondiale du numérique. Ce format offre une meilleure flexibilité aux participants qui peuvent choisir d’assister sur place ou à distance.
Il permet aussi aux organisateurs de diffuser les contenus auprès d’un public international. De plus, grâce à des coûts d’organisation réduits, l’événement hybride devient une option économique, tout en conservant un fort potentiel de connexion humaine et d’expérience immersive.
Les données recueillies pendant un événement digital constituent une véritable mine d’or pour le marketing digital et le développement futur de votre stratégie. Analysez-les pour mieux comprendre le comportement de vos participants : taux de connexion, temps de visionnage, taux d’engagement, préférences thématiques, etc.
Ces informations permettent de personnaliser vos prochaines communications et d’améliorer vos futurs types d’événements digitaux. En respectant les réglementations RGPD, ces données deviennent un levier puissant pour ajuster vos contenus et offrir une expérience toujours plus pertinente.
Les événements en ligne sont désormais une composante essentielle de la communication événementielle moderne. Dans un contexte de constante évolution, les technologies comme la réalité augmentée, l’intelligence artificielle ou la vidéo conférence interactive continueront à transformer le secteur.
Les nouveaux formats permettront de créer des expériences plus immersives et participatives, tout en connectant des publics du monde entier. Les entreprises qui sauront s’adapter à ces tendances événement digital pourront non seulement maximiser l’impact de leur communication, mais aussi renforcer leur image de marque tout en réduisant leur empreinte carbone.
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