Organiser et réussir votre Team Building : 11 Étapes

En résumé

• Un Team Building bien organisé favorise la cohésion, la créativité et la communication au sein des équipes de travail.
• Son organisation nécessite de définir les objectifs, planifier la logistique, choisir le lieu, sélectionner les activités et préparer le matériel en amont pour garantir le succès de votre journée de Team Building.
• Faire appel à une agence spécialisée permet d’impliquer tous les collaborateurs, de gérer les contraintes et de proposer des animations uniques, adaptées à vos besoins et à votre environnement professionnel.

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Un Team Building réussi ne s’improvise pas. Lorsqu’il est bien organisé, il devient un outil puissant pour renforcer la cohésion, stimuler la créativité et améliorer la communication au sein d’un groupe. 

Qu’il s’agisse de jeux de pistes, d’un atelier culinaire, d’une activité sportive ou d’une expérience culturelle, chaque choix compte pour créer un climat de confiance et booster la motivation. 

Découvrez dans cet article les étapes indispensables pour transformer votre journée de Team Building en un véritable levier de productivité et d’engagement.

Chapitre 1. Team Building : Définition & Objectifs

1.1. Qu’est-ce qu’un Team Building ?

Le Team Building, ou “consolidation d’équipe” en français, est une pratique née dans les années 1980. Son objectif principal est de renforcer les liens entre collègues afin de transformer un simple groupe de collaborateurs en une équipe soudée, motivée et efficace.

Concrètement, un Team Building prend la forme d’un événement d’entreprise où les participants réalisent ensemble des activités variées : 

• ateliers créatifs ;
• défis sportifs ;
• jeux de coopération ; 
• séjours immersifs ;
• séminaires ; 
• ou encore soirées afterwork. 

Ces moments partagés permettent de mieux se connaître, de développer la communication et de renforcer la cohésion dans un climat convivial.

En plus d’améliorer l’ambiance au travail, le Team Building favorise la confiance mutuelle, la prise de décision collective et l’engagement global des collaborateurs. Des règles ou normes d’équipe peuvent même émerger naturellement de ces expériences, ce qui facilite la collaboration au quotidien.

Faire appel à une agence spécialisée est généralement recommandé car elle saura concevoir des activités adaptées à votre contexte, vos objectifs et vos contraintes. 

1.2. Pourquoi faire un Team Building ?

L’organisation d’un Team Building en entreprise ne se résume pas à proposer une animation ludique ou amusante. C’est une véritable stratégie qui vise à renforcer la cohésion, la motivation et l’engagement de vos collaborateurs.

Contrairement à une simple animation conviviale, le Team Building a pour but de rapprocher l’ensemble des participants, même ceux qui ne travaillent pas directement ensemble ou qui ne s’entendent pas toujours naturellement. C’est un moment pensé et structuré, où chaque activité est conçue pour fédérer et donner du sens à l’événement.

Un Team Building réussi permet notamment de :

• Renforcer la synergie et l’esprit d’équipe ;
• Booster la motivation et l’engagement des salariés ;
• Favoriser la communication interne et la confiance mutuelle ;
• Développer le dépassement de soi et la créativité ;
• Réduire le stress et améliorer le climat de travail ;
• Transmettre les valeurs et la culture de l’entreprise ;
• Fidéliser les collaborateurs grâce à un vrai sentiment d’appartenance.

Au-delà du côté ludique, le Team Building a un impact durable sur la productivité et le bien-être au travail. Les activités ne sont pas choisies au hasard : elles sont calibrées pour stimuler la coopération, l’ouverture d’esprit, le dynamisme et la force de caractère de chacun.

En termmes, un Team Building, c’est bien plus qu’une journée agréable : c’est un investissement humain et stratégique qui crée de la valeur pour toute l’organisation.

1.3. Quels sont les Team Buildings les plus populaires ?

Parmi les nombreux thèmes de Team Building qui existent actuellement, certains sont plus populaires que d’autres :

Le Team Building artistique et créatif : les invités de ces Team Buildings auront l’occasion de laisser parler leur imagination autour d’activités collectives et créatives telles que les ateliers de  Graffiti et de  Fresque.

• Le Team Building à distance : Avec l’essor du télétravail ces dernières années, les animations en ligne telles que l’Escape Game Virtuel ou Challenge à Domicile apparaissent comme une solution adéquate pour garder le personnel soudé ;
• Le Team building insolite et original : vos invités apprécieront forcément une soirée sous le signe de la folie et des fous rires avec des activités originales et déjantées comme Rage Room ou Poster Géants qui permettent de se détendre et de relâcher la pression ;
• Le Team Building sportif : des challenges et des défis sportifs comme les Olympiades ou le Haka d’entreprise sont d’excellentes animations très appréciées, qui permettent aux gens qui participent de développer le dépassement de soi et la cohésion de groupe ;
• Le Team Building innovation et digital : les animations digitales liées aux nouvelles technologies ont pris d’assaut les Team Buildings de par leur aspect moderne et ludique. Des animations comme la Réalité Virtuelle permettent aux invités d’apprendre de nouvelles compétences tout en s’amusant avec leurs collègues.

Chapitre 2. Comment organiser un Team Building à succès ? 11 étapes à suivre pour réussir

Bien qu’il soit très difficile de donner une « recette magique » qui fonctionnerait à tous les coups, optons pour le pragmatisme en donnant des étapes de bon sens. L’organisation d’un Team Building ne s’improvise pas.

Ce sont des étapes qui s’appliquent à presque toutes les activités de Team Building et d’organisation de séminaire. D’autant plus que chaque entreprise à ses spécificités.

2.1. – Déterminez votre calendrier de planning

La règle d’or en matière de planification d’un événement de Team building est celle-ci : Plus vous vous donnez de temps pour l’organiser, plus vous avez de chances de le réussir. Le team building, c’est avant tout de l’organisation.

Pour planifier une activité destinée à moins de 100 personnes, nos experts en planification d’événements recommandent de prévoir au moins 4 à 6 semaines. Pour une session  team building réussi, il faut de la préparation.

Si votre événement est plus important, essayez de prévoir un minimum de 2 à 3 mois. En effet, l’organisation d’une session avec un grand groupe de personnes nécessite plus de temps.

Après avoir déterminé votre calendrier, vous pouvez vous servir d’un Google Sheet pour planifier les différentes tâches liées à votre animation de manière plus détaillée. 

Dans un premier temps, ce document peut vous permettre d’énumérer toutes vos idées par rapport à l’événement.

2.2 – Constituez une équipe de planification

Il est généralement difficile pour une seule personne de gérer l’organisation d’un Team building dans son ensemble. 

Il y a tellement d’éléments à prendre en compte qu’il serait très difficile pour une seule personne d’assumer toute la responsabilité.

Un ensemble de personnes  peut vous aider à planifier et à prendre des décisions pour votre événement. 

Même si vous prévoyez de faire appel à une agence de Team building, il est important de désigner une ou deux personnes de l’entreprise chargées d’être en contact avec elle. 

2.3 – Définissez vos objectifs

Lorsque vous souhaitez mettre en place votre Team building d’entreprise, vous devez penser à vos objectifs. 

Il s’agit de faire le focus sur ce que doit vous apporter in fine le Team building en question : Qu’est-ce que ça doit créer, susciter, rapporter ?

Par exemple, si vous organisez un Team building d’entreprise pour « récompenser et rassembler » vos collaborateurs autour des bons résultats de votre société, ce n’est pas la même chose lorsque c’est pour favoriser une véritable synergie entre les collaborateurs. L’organisation d’une session   d’entreprise doit être différente en fonction de la demande.

Dans le premier cas, vous êtes déjà dans un contexte positif. Dans le deuxième cas, vous devez identifier des problèmes organisationnels ou humains et réfléchir à un Team building d’entreprise adapté.

En fait, il existe une pléthore de programme Team building, toutes différentes par leurs contenus et par leur degré d’adaptabilité. Selon le thème, l’organisation d’une session de Team Building ne sera évidemment pas la même.

Selon votre état d’esprit, et surtout le « pourquoi » vous organisez votre session Team building, vous n’aurez pas la même approche, ni les mêmes buts.

Si vous trouvez que l’ensemble du personnel d’une partie de votre entreprise manque de communication, vous opterez pour une activité Team building qui favorise la cohésion d’équipe. 

Par contre, si les relations inter-entreprises sont au beau fixe, mais que vos employés ont un coup de mou, alors vous allez plutôt opter pour une animation Team building challenges.

Comme à chaque mal il existe son médicament, à chaque besoin il existe son Team building !

Par conséquent, posez-vous les bonnes questions : 

• Que dois-je transmettre comme message ou comme valeurs à travers mon Team building d’entreprise ? 
• En quoi cela est-il pertinent avec la situation actuelle ? 
• Et comment puis-je le faire ?

Plus vous définissez vos besoins et plus le Team building entreprise qui en résulte sera qualitatif. 

C’est de cette façon que vous allez organiser des événements qui sortent du lot !

2.4 – Élaborez un budget détaillé

La meilleure façon de dresser un budget réaliste est de consulter la direction de l’entreprise pour déterminer : 

• Le montant disponible pour l’événement ; 
• Les attentes concernant le budget.

Dans le cas où vous n’aurez pas de réponses précises, vous pouvez essayer de déterminer si l’entreprise a déjà effectué des activités de Team building. 

Si tel est le cas, vous saurez  approximativement le  budget à consacrer à votre animation. 

Dans le cas contraire, vous pouvez essayer d’en discuter avec l’agence de Team building ou d’essayer de fixer une limite par vous-même.

Essayez de garder votre budget réaliste, mais laissez une petite marge de manœuvre pour les dépenses imprévues. 

MadCityZen vous recommande de prévoir un budget pour les éléments suivants :

• Prestataires d’activités ;
• Alimentation et boissons ;
• Transport et stationnement ;
• Réservation du lieu et permis ;
• Assurance ;
• Etc.

Vous pouvez planifier les coûts de votre activité et suivre vos dépenses en cours de route grâce à votre feuille de calcul Google Sheet ou Ms Excel.

2.5 – Constituez votre liste d’invités

Parfois, déterminer votre liste d’invités sera aussi facile que de compter le nombre d’employés.

En d’autres occasions, décider qui participera à l’activité de team building peut demander un peu plus d’efforts.

Si vous n’êtes pas sûr de qui participera à l’événement, voici trois questions importantes à vous poser lors de la création de votre liste d’invités :

• S’agit-il d’un événement obligatoire ? Où tout le monde peut-il s’inscrire pour y assister ?
• Combien de personnes l’espace  de l’événement et le budget peuvent prendre en compte ?
• Des employés handicapés seront-ils présents ?

En fonction de vos éléments de réponse, vous devriez être en mesure d’estimer le nombre de personnes qui assisteront à votre animation.

2.6 – Choisissez une date et une heure pour votre évènement

Vous devez tenir compte des emplois du temps chargés de tous vos convives avant de choisir la date et l’heure de votre événement.  

Selon l’activité que vous choisissez, vous pouvez organiser votre événement de consolidation d’équipe sur quelques heures ou quelques jours afin de tenir compte de l’emploi du temps d’un plus grand nombre de personnes.

Il est également important de tenir compte de la saisonnalité et des conditions météorologiques. 

Si l’activité se déroule en plein air, il serait pertinent de sélectionner une période de l’année qui soit propice.

Il serait dommage que la pluie vienne ruiner l’animation que vous avez eu tant de mal à organiser et mettre en place.

2.7 – Choisissez un lieu pour son animation

Un autre point très important pour organiser votre séminaire Team building, c’est le choix du lieu dans lequel vous voulez organiser votre événement incentive. 

Se fera-t-il justement dans les locaux de l’entreprise ou plutôt dans un espace dédié et neutre ? 

Voulez-vous dépayser complètement vos équipes en vous déplaçant ailleurs que dans votre région ou préférez-vous rester dans votre territoire et le mettre en valeur ?

C’est en répondant à ces questions que vous allez pouvoir prendre connaissance des endroits et des possibilités qui s’offrent à vous pour organiser votre team building.

En fonction de vos choix, vous pourrez faire participer plus ou moins de monde et privilégier certaines activités plutôt que d’autres.

Bien entendu, celui-ci sera conditionné en partie par le nombre d’invités  au team building. Mais ce n’est pas la seule priorité, puisque la nature du lieu sera tout aussi importante, afin d’apporter une ambiance inégalable à votre séminaire. 

Par exemple, vous pouvez très bien choisir d’organiser le team building en extérieur autour d’un point d’eau, dans un parc ou même en pleine forêt !

Chez MadCityZen, nous sommes tout à fait enclins à organiser un Team building à Bordeaux, ou un Team building à Lyon. 

2.8 – Choisissez la thématique et le genre du team building

Quand on cherche à organiser une  session Team building pour son entreprise, on cherche souvent un concept original.  On va vous mettre tout de suite à l’aise : elle n’existe pas ! Ou plutôt, il n’en existe pas seulement une. 

Le secret, c’est l’identité de votre entité ! Plus vous serez proche de vos valeurs, plus votre session Team building sera une réussite. 

Par exemple, il est tout à fait compréhensible qu’une entreprise comptant des milliers de salariés veuille organiser un événement de « grande envergure ». 

Mais quel serait l’intérêt d’un tel événement pour une entreprise comptant tout juste une vingtaine de salariés ? L’organisation d’un Team building intimiste ne serait-il pas plus pertinent dans ce dernier cas ?

Bien entendu, la taille de votre entreprise n’est pas le seul critère qui peut orienter votre choix lorsque vous cherchez une idée d’activité incentive. 

C’est pourquoi le choix d’une animation se fait compte tenu des précédentes étapes comme l’espace, puisque vous ne pouvez pas faire n’importe quelle activité à n’importe quel endroit.

De la même manière, vous renoncez de facto à certains types de Team building d’entreprise en choisissant un lieu donné. 

On pourrait difficilement organiser une séance de Rallye Interactif dans un espace clos par exemple.

Il ne faut pas oublier la première étape pour choisir la nature de votre animation Team building. Ce sont les objectifs de votre animation qui déterminent la nature de celle-ci.

Par exemple, chez MadCityZen, une séance de « Destruction Constructive » permet de libérer les émotions et de faire baisser le stress. 

Tandis qu’avec « Lego Mania », on privilégiera la synergie.

Cette partie est l’une des plus importantes sur lesquelles vous allez probablement passer beaucoup temps. La raison est toute simple : Il existe un grand nombre d’animations et vous devez les examiner pour trouver l’idéal.

2.9 – Élaborez une liste de contrôle de la logistique

Une fois que les grands éléments ont été décidés, vous pouvez vous concentrer sur la logistique entourant votre événement. L’organisation de séminaire, ce n’est pas simplement prévoir l’activité, cela comporte également tout ce qui gravite autour.

En établissant une liste détaillée, vous pouvez éviter que des éléments importants ne deviennent de véritables cauchemars le jour de votre animation.

Voici quelques éléments à prendre en considération pour votre liste :

• Nourriture et boissons : L’entreprise fournira-t-elle de la nourriture ou des boissons ?
• Que faut-il apporter : Que doivent savoir les invités à l’avance ? Par exemple, doivent-ils apporter des vêtements pour se prémunir de la fraîcheur de l’hiver ?
• Hébergement : Les participants passeront-ils la nuit sur un site extérieur ?

En définissant ces points, vous pourrez définir exactement le type de team building que vous voulez.

2.10 – Élaborez un programme pour la journée de l’événement

Pour un événement réussi, un agenda est nécessaire, puisqu’il vous permettra de planifier votre évènement et de pouvoir révéler exactement aux convives ses différentes parties. Organiser une journée team building nécessite une préparation irréprochable.

De l’heure d’arrivée jusqu’à l’heure de fin, votre agenda devra mettre en évidence tout ce que les invités auront à faire. 

Nous recommandons de distribuer l’agenda aux collaborateurs dans les semaines précédant l’événement, en les avertissant qu’il peut être modifié. 

2.11 – Recueillez les réactions des participants

Dans les jours qui suivent l’événement, contactez tous ceux qui ont assisté à pour les remercier de leur temps et leur demander de fournir des commentaires constructifs sur l’événement. 

Ce retour d’information peut être très utile au moment de planifier votre prochain événement Team building.

Vous l’aurez compris, préparer un Team Building nécessite du temps et de l’organisation.

Chapitre 3. Pourquoi faire appel à une agence spécialisée pour organiser votre Team Building ?

Vous ne savez pas si vous pouvez être seul ou si vous avez besoin d’un tiers pour organiser votre Team building ?

Il est légitime d’avoir cette hésitation, puisque l’organisation d’une animation de renforcement d’équipe n’est pas aisée. 

Après tout, on peut légitimement se dire qu’on a tout ce qu’il nous faut pour organiser soi-même une session incentive ou une soirée d’entreprise de qualité.

Mais est-ce que le jeu en vaut vraiment la chandelle ? Quels bénéfices à passer par des experts en événementiel ?

Voici toutes les raisons qui pourraient vous donner envie de faire appel à une agence team building : 

• Des années d’expérience dans le domaine pour vous aider à organiser votre team building ;
• Du matériel et du personnel de qualité pour une prestation fluide et cohérente ;
• Un large choix d’activités pour trouver celle qui correspond le mieux à vos objectifs ;
• Un personnel souple et à l’écoute pour des animations sur-mesure.

     3.1. L’expérience qui met en confiance

Faire appel à une agence de Team building, c’est faire confiance et se mettre en confiance. L’aventure de l’organisation d’un Team building n’est pas simple pour qui n’en a jamais fait.

Une agence Team building bien implantée, en revanche, peut se baser sur son lot d’expérience pour vous aider dans vos premiers choix ou en faire de nouveaux.

MadCityZen, par exemple, du haut de ses 11 années d’expérience et plus de 200 entreprises clientes satisfaites, est aujourd’hui capable de vous conseiller dans toutes les étapes de la mise en place de votre événement Team building.

En vous reposant sur notre savoir-faire, vous limitez les imprévus et diminuez votre stress. 

Commandez, donnez vos directives et les objectifs à atteindre : Nous nous occupons du reste !

Qui a dit que la facilité ne rimait pas avec la qualité ? C’est exactement ce que nous vous proposons en tout cas, en tant qu’agence de team building experte en événementiel !

3.2. Du matériel et du personnel de qualité 

C’est peut-être l’un des autres atouts majeurs d’une agence Team building : Ses moyens logistiques et humains pour répondre aux exigences de vos projets !

Ne l’oublions pas, un événement visant à rassembler des collaborateurs et des salariés autour d’une animation, c’est de l’organisation et beaucoup de détails à régler !

Chez MadCityZen nous sommes équipés de 5 entrepôts pour entreposer le matériel nécessaire à l’exécution de nos nombreuses prestations !

À force de travail et de constance dans le monde de l’événementiel, nous nous sommes également entourés de prestataires de confiance, experts dans des domaines aussi variés que spectaculaires.

Le résultat est là : Nous pouvons compter sur tout le matériel et le personnel nécessaire pour proposer une prestation fluide et cohérente : 

• Techniciens ; 
• Artistes ; 
• Animateurs ; 
• Coordinateurs de projets ; 
• Etc.

Faire appel à une agence de Team building comme la nôtre, c’est donc avoir un effet de levier conséquent sur les moyens disponibles pour la bonne exécution du projet.

3.3. Un large choix d’activités

Les services d’une agence Team building commencent dans le choix des animations proposées.

MadCityZen dispose d’un gros catalogue comptant plus de 100 animations clé en main diverses et variées.

Qu’est-ce qui vous fera vraiment plaisir : 

• Pouvoir casser des télés pour vous défouler ? 
• Déguster des insectes cuisinés pour découvrir l’entomophagie ? 
• Organiser une guerre dans vos locaux ?

Peu importe le choix, vous trouverez forcément la perle rare tant recherchée parmi des thématiques variées. 

Elles vont du développement durable à la gastronomie, en passant par la musique ou encore le bien-être.

C’est toute la force d’une agence Team building : Vecteur d’idées nouvelles et jusqu’alors inconcevables sans l’appui d’experts ou de moyens conséquents.

Avec nos animations clé en main, nous nous adaptons à la moindre de vos exigences tout en vous donnant le meilleur de la thématique choisie. 

MadCityZen va même plus loin, puisqu’en plus de proposer des animations tendance, nous proposons des activités inédites inventées par nos soins comme « Autosmash » !

3.4. Une équipe souple et à l’écoute pour s’adapter à vos besoins

Dernière caractéristique indispensable à une agence Team building : L’animation sur-mesure.

Nous étoffons notre catalogue d’animations jour après jour, car nous savons que chaque personne / entreprise peut avoir des goûts spéciaux. 

Si vous ne trouvez pas votre bonheur, l’agence devrait être capable d’écouter vos souhaits et de pouvoir y apporter des réponses.

Si vous faites appel à une agence Team building qualitative, vous pourrez demander à ce qu’elle réalise vos initiatives originales.

Et c’est peut-être le plus grand avantage lorsqu’on passe par une agence Team building : Pouvoir réaliser vos rêves très vite avec de gros moyens ainsi que tout le savoir-faire et le savoir-être nécessaires !

Convaincu de passer par une agence pour l’organisation de votre animation Team building ? Voyons pourquoi choisir notre équipe  :

Chapitre 4. Pourquoi choisir MadCityZen pour l’organisation de votre Team Building ?

Du haut de ses nombreuses années d’expérience, et avec plus de 200 entreprises « Team buildées » à son actif, MadCityZen se positionne naturellement comme un partenaire de choix pour tous vos séminaires d’entreprise :

Fidèles à notre ADN et à nos valeurs, nous prêtons beaucoup d’attention à la qualité de nos prestations que nous voulons irréprochables !

Pour se faire, nos chefs de projets et tous nos intervenants sont formés pour piloter les ateliers événementiels avec les plus grandes précautions. 

À chaque moment clé de l’animation de votre session d’entreprise, des contrôles rigoureux sont faits pour attester du bon déroulement des opérations.

Ainsi, même nos prestataires externes qui sont spécialisés dans des domaines très particuliers, par exemple l’entomophagie ou le court-métrage, sont sélectionnés pour être en accord avec notre niveau d’exigence. C’est pourquoi, nos clients sont toujours ravis de nos prestations :

En résumé : Savoir-faire et savoir-être doivent absolument faire bon ménage !

Pour vous assurer une animation réussie pour votre séminaire d’entreprise, nous écoutons attentivement vos aspirations. Ce qui nous permet de délivrer une prestation complète et personnalisée selon ce que vous souhaitez. 

De plus, pour nous aider dans cette démarche, nous sommes appuyés par notre flotte automobile et nos 5 entrepôts logistiques. 

Ces derniers nous permettent d’avoir une véritable force de travail pour vous proposer tout type d’animation, pour tous les lieux, toutes les infrastructures, n’importe où en France !

Conclusion : Le Team Building – Une question d’organisation 

Selon Andrew Carnegie :

« Le travail d’équipe est la capacité de travailler ensemble à une vision commune. La capacité à orienter les réalisations individuelles vers des objectifs organisationnels. C’est le carburant qui permet aux gens ordinaires d’atteindre des résultats peu communs »

Bien que nous sachions tous à quel point il est important de maintenir cet esprit d’équipe, il est très difficile d’être en mesure de l’instaurer dans une entreprise.

C’est pour cela qu’il est souvent indispensable de recourir à des activités ludiques pour que les membres d’une  entreprise puissent sortir de leur routine quotidienne.

Dans cet article, nous avons compris qu’il existe de nombreux types d’animation d’entreprise. Mais les plus importantes sont les Team building, puisqu’ils ont la capacité de renforcer la synergie du collectif en plus d’offrir de joyeux moments.

De plus, vous connaissez désormais les différentes étapes pour organiser un tel évènement afin qu’il soit une réussite. 

Et bien que vous ayez la possibilité de mener vous-même à bien votre animation, il est toujours plus rassurant de faire recours à une agence de team building. D’autant plus que celle-ci saura vous guider dans la mise en place d’un évènement original qui répond à toutes vos attentes.

MadCityZen est totalement disponible pour vous conseiller et vous accompagner pour atteindre tous vos objectifs évènementiels.

N’hésitez pas à faire appel à nos services, nous nous ferons un plaisir de vous proposer des solutions qui vous « iront comme un gant » !

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