Un séminaire est toujours une bonne idée d’événement à réaliser pour son entreprise. Sur le papier, c’est simple, mais dans la pratique, l’organisation peut s’avérer plus compliquée pour que le séminaire soit une vraie réussite.

Nombre de participants, programme, formation prévue, activités…Mettre en place chaque étape de l’événement peut prendre énormément de temps et entraîner beaucoup de questions. Comment réussir son séminaire d’entreprise ? Quel plan suivre ? On vous dit tout !

La réussite du séminaire tient dans son organisation et la planification millimétrée de chaque étape.

Avant le séminaire

Définir ses objectifs

Un séminaire, c’est un événement qui rassemble l’ensemble des collaborateurs d’une équipe pendant une ou plusieurs journées. Plus informel qu’une réunion, le séminaire permet à chacun de passer un moment agréable dans une atmosphère détendue, au calme et loin du stress du travail quotidien, dans un endroit neutre.

Mais le séminaire reste avant tout un événement professionnel, organisé dans un but bien précis. Gardez en tête sa priorité : répondre à une problématique et atteindre des objectifs. Se lancer dans sa préparation sans réfléchir aux besoins de l’entreprise serait une erreur.

Les objectifs influeront sur tout le reste de l’organisation de l’événement. En effet, si vous souhaitez réunir vos collaborateurs pour créer une cohésion d’équipe et faire en sorte qu’ils apprennent à se connaître, le déroulé du séminaire ne sera pas le même que si l’objectif est de réveiller en eux une motivation éteinte.

Etablissez un budget

Une fois que vos objectifs sont définis, il vous faut fixer un budget. Il donnera également une direction à votre séminaire, notamment concernant la durée, le lieu et les activités pendant votre événement.

Fixez une date

Pour réunir l’ensemble de vos collaborateurs, fixer une date plusieurs mois en amont de l’événement est indispensable. Plus votre entreprise est grosse, plus cette étape peut être un casse-tête.

Pour ne pas que ce soit le cas, nous vous conseillons de sonder vos équipes afin de trouver un créneau convenant à tous, sans risque de mauvaise surprise. Dans tous les cas, évitez les périodes de vacances scolaires pour les jeunes parents et n’oubliez pas les jours fériés.

Définissez la durée de l’événement

Selon le type de séminaire que vous souhaitez organiser, le temps idéal du séjour varie. En général, sa durée est d’une journée à une semaine. Selon le lieu, l’objectif et le budget de votre événement, il durera plus ou moins de temps.

Choisissez un lieu

En fonction de la durée prévue pour le séminaire, choisissez un lieu adapté. En termes de distance, plusieurs options s’offrent à vous :

Un séminaire proche du lieu de travail

Si votre budget est restreint, organiser votre séminaire proche de vos locaux est la meilleure option. Vos collaborateurs n’auront pas de mal à se rendre disponibles et à s’y rendre, l’organisation sera donc grandement facilitée.

Un séminaire dans une autre ville en France

Si votre séminaire a lieu dans une autre ville que celle de votre entreprise, une durée de 2 à 3 jours sera parfaite. En dessous de deux jours, s’y rendre demandera beaucoup d’organisation pour un temps trop court.

Partir quelques jours dans une ville différente de celles où vous travaillez présente de nombreux avantages. Tout en restant en France, c’est un changement d’air qui permet à l’ensemble de l’équipe d’être particulièrement enthousiastes. Ils se mettront plus facilement dans la dynamique recherchée : motivation et détente seront au rendez-vous. Avec cette option, les liens sont plus facilement noués, les barrières envolées.

Un séminaire à l’étranger

Un séminaire dans une destination étrangère, c’est un véritable voyage. Les avantages sont donc nombreux : l’équipe se rapproche facilement, se livre aisément, se montre motivée et enthousiaste. Cependant, il faut prévoir un budget conséquent. Si le vôtre est modeste, nous vous conseillons de rester en France pour placer votre budget ailleurs, comme les activités qui ont un impact direct sur les objectifs fixés.

Si votre séminaire a lieu sur plusieurs jours, vous devez assurer l’accueil et le logement de vos invités. Pensez donc à réserver un hôtel pour vos équipes. Misez sur la convivialité du lieu et éviter les endroits trop bas de gamme. Mieux vaut privilégier un cadre agréable à un long séjour.

Prévoyez les activités

De nombreuses activités sont possibles dans le cadre d’un séminaire. Toutes répondent à une problématique particulière. Nous vous conseillons donc de choisir les activités parmi les 70 idées de team building les plus folles selon l’objectif que vous vous êtes fixé.

Si vous souhaitez améliorer la créativité de vos collaborateurs, que vous cherchez à les challenger ou que vous désirez créer des liens entre chacun, les activités ne seront pas les mêmes. Chacune d’entre elles répond à un objectif précis comme par exemple :

• Augmenter la motivation des équipes (escape game, boîte à questions…)
• Améliorer la gestion du stress (bataille de polochons, autosmash…)
• Renforcer la cohésion et l’esprit d’équipe (scène penchée, la boîte à chansons…)
• Améliorer la communication interne (secret défi, home story…)
• Favoriser le bien-être au travail (origami mania, team théâtre…)
• Fêter des bons résultats (on the ground, super quiz cine series…)
• Fidéliser les salariés (photo mosaique wall, poster box…)

Atelier sportif, escape game : toutes les activités peuvent permettre à votre groupe de travailler ensemble sur l’objectif choisi. C’est l’occasion pour vous de communiquer avec vos employés et de les récompenser pour leur travail accompli : une manière ludique et originale de souligner leurs efforts quotidiens.

N’oubliez pas les repas

Petit-déjeuner, déjeuner, dîner : organiser un séminaire c’est aussi prévoir chaque repas.

N’oubliez pas de sonder vos collaborateurs sur les éventuelles allergies de chacun. Selon la durée du séminaire, le nombre de repas est plus ou moins important. Cela représente beaucoup de préparation, de temps et un certain budget alors un conseil : faites appel à un traiteur.

10 étapes pour réussir son team building

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Pendant le séminaire

Ça y est, c’est le jour J. Vous avez réussi à réunir tous les membres de votre société pour passer de super moments de Team Building. Pour que l’événement soit aussi réussi qu’il le devrait, vous devez veiller à :

• Vérifier la présence de tous les participants inscrits
• Suivre le déroulement des animations, avec l’aide d’une équipe professionnelle
• Installer une ambiance détendue et chaleureuse, loin du quotidien du travail
• Garder un œil sur la logistique

Notre conseil : Prévoyez des pauses dans le planning entre chaque activité et conférence : vos collaborateurs ne doivent pas se sentir pressés. Gardez en tête que ce projet doit être un moment agréable pour tout le monde. L’image de votre entreprise à leurs yeux n’en sera que meilleure.

Après le séminaire

Le séminaire est terminé, vous avez tous profité de ces quelques jours spéciaux, loin du stress quotidien. Des liens se sont créés, la motivation de chacun est à bloc et tout le monde est plus déterminé que jamais. Mais pour clôturer officiellement le séminaire, il est important d’en tirer des leçons. A la fin du séminaire, pensez à :

• Vous demander si les objectifs fixés en amont ont été atteints.
• Récolter un maximum de feedback en sondant, point par point, les participants. Ainsi, leurs réponses vous serviront à améliorer le prochain événement d’entreprise et avoir le ressenti de chaque personne présente.

Pour que votre séminaire soit à la hauteur de vos attentes, nous vous conseillons d’organiser votre séminaire en avance et de vous entourer. Madcityzen vous trouve l’activité qui correspond à vos objectifs et vos valeurs d’entreprise.

Avec des activités adaptées, le séminaire, en plus de vous faire passer un super moment entre collaborateurs, participera à la croissance de votre entreprise.